I PPR behandler vi personoplysninger om dit barn og dig for at kunne behandle sagen vedrørende dit barns særlige behov, herunder nødvendig særlig støtte, hensyn og hjælp i dagligdagen i dag-, skole-, SFO- og klubtilbud. Alt efter hvilken type tilbud dit barn er indskrevet i, behandler vi personoplysninger til følgende formål:
Går dit barn i et dag-, SFO- og klubtilbud, behandler vi personoplysninger for at opfylde reglerne i dagtilbudsloven for bl.a. at fremme og støtte udvikling, trivsel og læring, sikre sammenhængende overgange mellem tilbuddene, give familier den nødvendige fleksibilitet mht. tilbud og forebygge negativ social arv.
Går dit barn i folkeskole, behandler vi personoplysninger for at opfylde reglerne i folkeskoleloven for bl.a. at samarbejde med forældrene og give eleverne kundskaber og færdigheder og fremme den enkelte elevs trivsel og udvikling i det relevante skoletilbud. Herudover behandles personoplysningerne også for at skabe rammer for oplevelse, fordybelse og virkelyst og forberede eleverne til deltagelse, medansvar, rettigheder og pligter i samfundet under hensyntagen til deres særlige behov.
Går dit barn i et særligt dag- og klubtilbud, behandler vi oplysningerne for at opfylde reglerne i serviceloven ved bl.a. at afklare behov og tilrettelægge hjælp til børn, der på grund af betydelig og varigt nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne har behov for hjælp eller særlig støtte og behandling i særlige dag- og klubtilbud, som de ikke kan få i et almindeligt dag- eller klubtilbud.
Derudover behandler vi dit barns og dine personoplysninger for at opfylde reglerne i offentlighedsloven, forvaltningsloven og arkivlovloven om bl.a. journaliseringspligt, notatpligt, aktindsigt og arkivering og i øvrigt princippet om god forvaltningskik.
Vi behandler også personoplysninger ifm. udarbejdelse af statistikker og videnskabelige undersøgelser til understøttelse af arbejdet med: aktindsigter, byrådsforespørgsler, budgetmodeller og økonomianalyser, udvikling af kommunes tilbud, ressourceplanlægninger, evaluering og forbedring af vores indsatsstrategier, og til bidrag ind i vores myndighedsopgaver og faktiske forvaltningsvirksomhed. Der offentliggøres ikke resultater, hvor det enkelte barn eller forældre kan identificeres, og kun yderst få medarbejdere har adgang til oplysningerne ved udarbejdelsen af statistikkerne.
PPRs behandling af personoplysninger følger altid de gældende regler:
PPR behandler følgende former for personoplysninger om dit barn og dig:
Almindelige personoplysninger, som fx: navn, adresse, kontaktinformationer, sprog familiære forhold, forældremyndighed, billeder, oplysninger om barnets udfordringer, kompetencer og trivsel fagligt, socialt og i hjemmet, der indgår i dialogen mellem PPR, dagtilbud, skole, SFO/klubtilbud og hjemmet m.v.
Følsømme personoplysninger, som fx: helbredsoplysninger, herunder dit barns eventuelle diagnoser
Fortrolige oplysninger, som fx: CPR-nummer og barnets eventuelle lovovertrædelser, som måtte være relevante i forbindelse med indsatser for dit barn
Center for Skole og Uddannelse videregiver eller overlader dit barns og dine personoplysninger til følgende modtagere:
Hvis Center for Skole og Uddannelse efter en konkret vurdering videregiver oplysninger til en anden selvstændig dataansvarlig, har denne ansvaret for, at du får besked om, at der er indsamlet personoplysninger ved Center for Skole og Uddannelse. En sådan videregivelse vil kun finde sted i overensstemmelse med lovgivningen, og vil altid kun omfatte nødvendige relevante data. For videregivelser til forskere gælder altid at en eventuel offentliggørelse af undersøgelsens resultat ikke må ske på en sådan måde, at det er muligt at identificere enkeltpersoner.
Intern udveksling af oplysninger i Hvidovre Kommune
For at sikre den bedste understøttelse og opfølgning på arbejdet med børn og unge i Hvidovre Kommune arbejder Center for Skole og Uddannelse, herunder PPR, ud fra et 0-18 års perspektiv. Det giver Center for Skole og Uddannelse det bedste grundlag for samarbejde, videndeling og inddragelse af forældre.
Det betyder, at vi i Center for Skole og Uddannelse udveksler personoplysninger, når det er nødvendigt for de opgaver, som Center for Skole og Uddannelse er pålagt at varetage som myndighed. Center for Skole og Uddannelse udveksler f.eks. personoplysninger med enheder i Center for Børn og Familie i overgangen fra dagtilbud til skole. Det gør vi for at sikre barnet de bedst mulige rammer og et godt tværfagligt samarbejde i vores tilbud. Tilsvarende udveksling af personoplysninger kan finde sted til andre relevante afdelinger i Hvidovre Kommune f.eks. Handicap og Psykiatri eller Beskæftigelse og Borgerservice, når det er nødvendigt i forbindelse med Center for Skole og Uddannelses opgaver.
Det er overvejende dit barn og dig som forælder, der giver PPR personoplysninger. I situationer, hvor det er nødvendigt og relevant for, at PPR kan løse sine opgaver vedrørende dit barn, kan vi også få personoplysninger fra andre enheder i Center for Skole og Uddannelse og Center for Børn og Familie, f.eks. Pladsanvisningen og Sundhedsplejen. Vi kan også få personoplysninger fra de tilbud, hvor dit barn er/har været indskrevet i (f.eks. dagtilbud, skoler, SFO- og klubtilbud) og fra andre centre i Hvidovre Kommune.
Vi får i visse tilfælde også nødvendige personoplysninger fra andre offentlige myndigheder og instanser, f.eks.:
PPR kan også modtage personoplysninger fra private, hvis du har givet de pågældende samtykke til at give PPR personoplysningerne, f.eks. oplysninger vedrørende dit barn fra en privatpraktiserende psykolog eller psykiater.
Behandlingen af dine og dit barns personoplysninger sker bl.a. i de elektroniske administrations- og sagshåndteringssystemer, som PPR anvender, når vi håndterer dit barns sag. Behandlingen af personoplysningerne sker f.eks. ved udarbejdelse af elektroniske dokumenter, f.eks. breve, e-mails, rapporter/vurderinger m.v. af dit barn, og også i forbindelse med eventuelle pædagogiske/kognitive tests, der foretages til brug for PPRs arbejde og anbefalinger i forhold til dit barns særlige behov. PPR behandler også personoplysninger, når vi journaliserer dokumenter, herunder notater med mundtlige oplysninger, som vi modtager om dit barn, f.eks. mødereferater og beskrivelser af dit barn fra dagtilbud og skole m.v., eller hvis du kontakter os telefonisk om dit barns sag.
PPR afleverer oplysninger til Rigsarkivet hvert 5. år. Oplysningerne slettes dog først, når dit barn eller du ikke har været i kontakt med PPR i 5 år.
Ved henvendelser og klager til PPR sker behandlingen af dit barns og dine personoplysninger i Center for Skole og Uddannelses sagsbehandlingssystem. Som offentlig myndighed har vi pligt til at journalisere ind- og udgående post efter offentlighedslovens regler. Center for Skole og Uddannelse opbevarer dit barns og dine personoplysninger så længe, det er nødvendigt og sagligt for at opfylde de formål, der er angivet under afsnit 1. Derudover er Center for Skole og Uddannelse pålagt at opbevare personoplysningerne, indtil overlevering til arkiv efter arkivlovens regler.
Når PPR skal vurdere dit barns særlige behov, anvendes der i visse tilfælde pædagogiske/kognitive test. Du vil blive orienteret, hvis en sådan test anvendes. Disse test laver automatisk en profil af dit barn på baggrund af de oplysninger, der indgår i testen. Et testresultat for dit barn står aldrig alene, men indgår som en del af det samlede grundlag for PPRs vurdering af dit barns særlige behov.
Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til PPRs behandling af personoplysninger om dit barn og dig.
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig.
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dit barn og dig selv rettet.
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dit barn og dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer (se afsnit 5).
Vi har efter offentlighedsloven og arkivloven pligt til at journalisere og arkivere de oplysninger, vi modtager. Det betyder, at retten til sletning af oplysninger hos offentlige myndigheder er begrænset. Vi kan derfor kun slette oplysninger, hvis det er i overensstemmelse med offentlighedsloven og arkivloven.
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dit barns og dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dit barns eller dine personoplysninger.
Når PPR i visse tilfælde anvender en pædagogisk/kognitiv test i udredningen af dit barns særlige behov (se under afsnit 6), dannes der på baggrund af de indtastede oplysninger en automatisk profil af barnet. Et testresultat for dit barn står aldrig alene, men indgår som en del af det samlede grundlag for PPRs vurdering af dit barns særlige behov.
Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte PPR på ppr@hvidovre.dk
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk
